更新確認作業時間を98％カット、契約書管理業務の効率化に成功

課題は業務時間のロスと印刷コスト

導⼊の背景

スコープでは、クライアントと締結する契約書の他、労働関連の契約書や秘密保持契約書など2,000件以上の契約書を全て総務部で管理している。MyQuickの導入以前はこれらを全てExcelで管理していたが、アナログな管理方法では作業効率が悪く、紙のコストもかさんでいた。

───「ばらつきはありますが、契約書の更新確認件数は多い月で50件以上。それだけで丸2日作業に追われる日もあって、前任担当者は『人間のやる仕事じゃない』なんて冗談交じりに言っていました」（野村さん）。

当時総務部では、Excelから該当ファイルを探し、キャビネットから管理台帳を引っ張り出して契約書原本を抜き取ってコピーし、そのコピーを添付した確認書を回す、という手間のかかる作業を地道に行っていた。

この方法では総務部の負担が大きいだけでなく、「今すぐ契約書を出してほしい」という問い合わせがあっても迅速に対応できない。紙の無駄使いを削減し、文書管理業務を効率化するシステムがスコープでは必要とされていた。

通知機能、シンプルな操作画面、クラウド型が決め手に

導⼊の要件

システム導入の検討段階では、会社独自の運用ルールに対応するため、通知機能を細かく設定できるかを最も重要な選定ポイントとした。契約書の更新通知は、期限切れとなる日のおよそ1カ月前に行う会社が多いが、スコープでは「2カ月前の月初」に通知を行う。例えば、期限切れとなる日が4/15と4/30の契約書があれば、前月の3/15と3/30ではなく、2カ月前の2月頭にまとめて通知する。この特殊な通知ルールを変えずに導入できることが条件だった。

───「他にも1カ月前、30日前通知ができるサービスはありましたが、“通知したい1カ月前の月初”に通知する設定は他社さんでは難しかったようで、こちらの要望にはあまり沿わなかったんです」（野村さん）。

また、MyQuickを全社的に使っていくことを考慮して、操作画面のシンプルさも重視した。いずれは契約書管理以外の用途で使用したり、アクセス権限を拡大したりするかもしれない。そうなれば、シンプルなデザインの方が初めて使う人も楽だろうと野村さんは考えた。

───「『使いやすそう』というのがMyQuickのデモ画面を見たときの第一印象でした。検索画面にプレビュー画像が表示されたり、フォルダの階層が細かく分かれていて探しやすかったり 。初めてでも感覚的に操作できそうで、これなら社員にも使ってもらえるのではと思いました」（野村さん）。

シンプルさにこだわったのは、契約書に関わる社員は部長以上、年代でいうと40代以上が多いため、若手と比べてデジタル環境になじみがない世代でも使いやすいようにと配慮してのことでもあった。

さらに、設置場所が必要なオンプレミス型ではなく、スペースを取らないクラウド型であることも要件としていた。

以上の3要件を全て満たしていたのがMyQuickだった。スコープは約1カ月のトライアルを経た上で導入を決定。特殊な通知機能の設定など難しい部分もあったが、インフォコムのエンジニアがサポートすることで初期導入は無事完了し、2017年7月頃から本格運用を開始した。

作業時間を98％削減、更新期限の確認がスムーズに

導入後の効果

システム構築後、契約書まわりのマネジメントを1人で行う野村さんの負担を考慮し、総務と部長以上の社員に限定してMyQuickの運用を開始。

「紙の使用量は以前の半分程度になりました。以前は2日かけていた作業も、現在は20分あれば終えられます。MyQuickを導入して、更新期限の確認依頼書に関してはペーパーレス化と作業時間の大幅な短縮を実現できました」（野村さん）。

総務部からはMyQuickの操作方法を簡単に案内した程度だが、社員からは「契約書が出てこない」といった声も挙がることなく、問題なく使えているそうだ。

今後の活⽤⽅法

ゆくゆくは、契約書の承認フローもシステム化したいと野村さんは考えている。スコープでは、書類などの申請時に承認段階を多く踏まなければならない。具体的には、部長、本部長、総務、副社長、社長の5段階を経る必要があり、書類を回すのに最大で5日かかる場合もあるという。 現在は主に契約書の期限確認の用途でMyQuickを使用しているが、承認申請をスムーズに行うため、今後は承認機能の使用も視野に入れている。

───「現在、社内の帳票や稟議書など6～7割方が電子化されつつあります。それに合わせて、いずれは個人情報マニュアルや新しい契約書の登録も全てシステム内でできるようになればと思います」（野村さん）。

時代はデジタルに移行しつつあるが、紙の契約書を使用しているクライアントもまだまだ多い。今後はクライアントに歩調を合わせつつ、システムを拡充していく予定だ。