文書管理システムバージョンアップ情報

デザインの刷新とともにメニュー名およびボタン位置などの改善を行いました。主な改善点は下記です。

＜名称変更＞
・アーカイブ　→　データベース
・ディレクトリ　→　フォルダ
・コレクション　→　保存した検索条件
・ビュー　→　項目別階層表示
・ドラフト　→　下書き
・権限テンプレート　→　データベース権限
・削除文書　→　ゴミ箱

＜ボタン配置やUIの改善点＞
・各画面の一部の個別メニューを3点メニュー内に集約しました
・詳細検索ボタンを上部フリーワード検索の横に移動しました
・簡易検索メニューを上部フリーワード検索の横に移動しました
・公開通知をメニュー上部に移動しました
・ダッシュボードのインターフェースを変更しました
・文書詳細画面の定型項目情報を2段組にしました。ただしファイル型項目などの一部項目は1段組となります
・文書詳細画面上部メニューに「関連文書」、「バージョン情報」等の情報を確認するためのボタンを追加しました
・「このメニューには何もありません。もう一つ下のメニューをクリック下さい。」の画面が表示されないようになりました
・管理メニューを３つに分類しました
・下書きや確認/承認申請文書を文書ステータスのメニューにまとめました
・セキュリティ情報出力をフォルダ管理画面に移動しました
・サムネイル表示の一覧画面を削除しました

現在表示しているフォルダ一覧からフォルダ内(サブフォルダ含)の検索ができるようになりました。
「このフォルダを検索」ボタンをクリックしていただくと検索対象フォルダが指定された状態で詳細検索画面に遷移します。

現在表示している検索結果一覧画面から絞り込み検索ができるようになりました。
「絞り込み」ボタンをクリックしていただくとひとつ前に利用した検索条件がAND条件で指定された状態で詳細検索画面に遷移します。

これまで契約書管理用簡易メニューがありましたが、契約書の文言を削除し、どのような文書でも利用していただけるように変更いたしました。

簡易メニューはシステム全体に反映されますが、ユーザー単位で利用をやめる（別の画面をホーム画面に設定）ことができます。

登録の際にファイル数の上限を5から20に変更しました。

クラウド版では利用できなかった一覧画面のタイトル列、項目名称行の固定が利用できるようになりました。

最大200件まで表示できるように変更いたしました。

項目結合をした際の操作を改善しました。

・入力時に専用の画面(ポップアップ)が表示されるようになりました。
・一度入力した値を後から編集できるようになりました。

下記の2サービスの連携が可能となりました。

・DocuSign
・GMOサイン

上記サービスはお客様にて事前にお申込みください。

クラウドサインの書類から合意締結証明書PDF がMyQuick に取り込み可能になりました。

複数の繰り返し項目を表形式で入力・表示することが可能になりました。
これによりMyQuick側から電子契約サービスへ情報連携する際に、宛先氏名、宛先社の会社名、メールアドレスなどがわかりやすく表示・入力することができます。

一度公開した文書に添付されているファイルを手動で変更・削除することを禁止できるようになりました。この設定は項目毎に行うことができます。
これにより一度添付したファイルの改ざんや紛失を防止することができ、電子帳簿保存法に関する取引書類の保管時の内部統制を強化することができます。

標準の承認機能に加え、オプション機能として下記の機能が利用できるようになりました。

①並列承認依頼機能
複数承認者の並列設定が可能になりました。
全員の承認の上でステップが進む合議機能が利用できます。

②代理承認者設定機能
承認ルートの承認者を設定する際に代理承認者を設定できるようになりました。

③否認時の戻し先指定機能
否認された場合に戻し先の承認者を設定できるようになりました。

※一度お申込みいただくと解約できないためご注意ください。

弊社サポートデスクにて設定する必要のあったアーカイブ設定をWebブラウザから設定することができるようになりました。
①文書一覧表示方法設定(表示件数、項目の表示幅、テキストの表示最大サイズ、ソート条件)
②文書詳細表示方法設定(テキストの表示最大サイズ)
③メール通知設定(送信するメールのタイトル・テキスト)
④Azure AD 連携設定(Azure AD接続するためのユーザ名・パスワード)

一般ユーザには回覧やバージョン付けの制約を効かせたまま、メンテナンス権限のユーザはその制約を受けずに操作することが可能になりました。また、メンテナンス権限で動作する電子契約連携も制約による影響を受けず動作することができるようになります。

※上記の機能を利用する場合にはアーカイブ設定を行い際に下記の設定を選択いただく必要があります。

・ 「公開前に回覧」の設定を「する(メンテナンス権限は任意)」を選択
・ 「登録時にバージョン付け」の設定を「する(メンテナンス権限は任意)」を選択

外国の通貨を扱うケースや通貨以外での利用ケースがあるため、単位表記をしないようにしました。

PDFのOCRを行い全文検索に利用できるオプションを追加しました。

①クラウドサインから取得できる項目を追加
今まではクラウドサイン側で入力した相手先会社名、住所、締結日等の標準項目しかMyQuickに連携できませんでしたが、ユーザ定義の項目および契約作成者メールアドレス、契約作成者_氏名を連携できるようになりました。

②締結済み契約書の自動振分け機能を追加
クラウドサイン側で契約締結が完了した契約書を、MyQuick側で申請者のメールアドレス毎に作成されたディレクトリに自動的に振分けできるようになりました。

③クラウドサインとの連携設定機能の改善
・お客様のブラウザの画面上からクラウドサインと連携するためのクライアント ID を設定可能になりました。
・クラウドサインの電子契約書類の更新日時が設定した日時以降の書類のみ、MyQuickに取り込むことが可能になりました。

①AIによる自動入力可能な項目数を追加
AIによる入力支援の項目を従来の4項目（契約書タイトル、会社名、契約開始日、契約終了日）から2項目（契約締結日と契約期間）を追加し、6項目としました。

②学習機能を追加
AI による入力支援する項目「契約先名」において、お客様の環境ごとにAI が自動的に学習し、抽出精度を向上させることができるようになりました。

※本機能は有償オプションです。

文書登録・編集画面からスキャナを起動して画像を PDF ファイルとして直接取り込むことができるようになりました。

※利用可能なスキャナについては、富士通のサイトより「fi SeriesWeb API 対応機種」をご覧ください。

PDFファイルにタイムスタンプを付与して、国税関係書類の保存ができます。
また、タイムスタンプを一括検証する機能も利用可能になりました。

※本機能は有償オプションです。
※本オプションのお申込み、初期費・月額利用料については別途お問い合わせください。
※本機能はアマノ株式会社のタイムスタンプサービスを使用しております。

①定型項目の名称変更をお客様自身がブラウザ画面上で変更できるようになりました。※
②削除文書一覧画面にて削除文書の一覧(CSV形式)をダウンロードできるようになりました。
③グループ管理画面の所属ユーザ一覧の表示項目追加（氏名(表示名)、Eメールアドレス）
④権限テンプレート画面のユーザ一覧に氏名(表示名)も表示されるようになりました。
⑤権限テンプレートの設定時に変更した情報を即時に反映できるようになりました。
⑥メンテナンス権限による回覧ルートを設定した文書に対して、回覧をすることなく編集ができるようになりました。

※　変更の対象項目を自動連係や無償オプションで利用している場合は、変更時に動作に不備が発生する場合があります。そのため、これら機能を使用されているお客様については、項目変更時にはコールセンターまでご相談ください。

電子契約サービスを利用して締結された契約情報が自動的にMyQuickに取り込まれます。

MyQuickに保存された契約書を電子契約サービスに提供し、関係者へ契約書の承認依頼を自動的に行います。契約の締結が終わった契約書は自動的にMyQuickに保管されます。

文書のテキスト情報および添付ファイル（PDF、WORD等）を同時に一括アップロードすることができるようになりました。

一括登録用プログラムによるアップロード、またはWebブラウザからのZIP形式でのアップロードの2方式により、一括更新、新規アーカイブの構築の際に管理工数を削減することができます。

MicroSoft office365で利用しているアカウント情報をMyQuickと連携することができるようになりました。ID／パスワード管理の負担を削減することができます。
また、AzureADに認証されたブラウザでMyQuickを使用した場合、自動的にログインされ、ログインの手間を削減することができます。

※AzureAD、MicroSoft office365はMicrosoft社のサービスまたは製品です。お客様にて別途ご契約していただく必要がございます。

AIによる契約書中に記載されている情報を自動で解析し、契約書名、相手先、契約開始日、終了日の入力の補助を行います。

文書の上位・下位の関係をビジュアル化しました。これにより一目で文書間の関連性を把握することができます。

文書に登録している電子ファイルのダウンロードを制限することができるようになりました。この機能により、文書の存在は共有しつつも、ファイルの中身は一部のユーザしか閲覧できないようにすることができます。

契約書管理でMyQuickを利用する際に、利用できる機能を絞って表示することで、初心者ユーザがマニュアルを見ずとも利用できるインターフェースとなりました。

ディレクトリの選択忘れや、操作ミスをへらすことができます。
これにより権限の付与漏れを防止することができます。

文書に掲示板のようなコメントを書き込めるエリアを設けました。システム上で相談や意思決定、経緯などのやりとりを行うことができ、かつそのやりとりの内容を残すことができます。

登録するディレクトリによっては毎回同じ情報を入力する場合があります。そのような毎回入力する情報を予め設定しておくことで、文書を登録する際に自動入力することができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

利用者の任意の情報を連結して番号を発番することができるようになりました。お客様社内の発番体系を維持することができます。

関連する２つの情報（例：会社名＝会社コード）を同時に項目情報に入力することができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

大量に表示されるプルダウンの候補から該当の値をキーワード検索して探すことができるようになりました。
登録時の入力作業を軽減することができます。

新たに導入されるお客様が既存の台帳項目を簡単に設定することができるようになりました。

文書一覧画面で大量に文書が表示されている場合にスクロールしても項目名が常に表示されるようになりました。これにより文書一覧画面の下部の文書の情報を閲覧する際でも簡単に情報を確認できます。

大量の通知条件を一括で登録することができるようになりました。新規データベース作成時の手間を削減できます。

集計キーと数値集計条件（合計、最大、最少）を設定することで自動的に数値を集計することができます。
例：契約種別ごとの契約金額の最大値を集計したい