手作業の負担を一掃、
株式上場を見すえた契約書管理効率化でリスクも回避

紙の契約書を探す手間とリスクが課題に

導入の背景

横浜市や大阪市などいくつもの拠点を抱えるコーア商事ＨＤでは、担当する案件の契約書が、それぞれの事業所で紙媒体やPDF、Excelで保管・管理されていた。拠点をまたいだ検索手段もなかったためグループでの契約書確認にかなりの手間を要しており、紙媒体では探すのが困難になってしまう可能性もあった。

───「第一に、取引上のリスクヘッジも含めて、契約が切れていることに気づかずリスクを抱えてしまう事態を回避したいという目的がありました。許認可の書類も大量にありますが、まずは株式上場を目指し、コンプライアンス強化、内部統制強化のために契約書の管理にのりだしました」（星野さん）。

さらに、Excel(エクセル)や紙媒体では目視で契約の期限をチェックしなければならず、担当者の異動などがあると把握が難しくなることも課題だった。これを手作業で解決するには、人手がかかり過ぎてしまう。

───「今までの方法では期限を管理するのが難しいので、期限通知を自動的に行ってくれるもの、というのが前提でした」（藤野さん）。

欲しい機能をピックアップし、オンプレミス版、クラウド版問わず文書管理システムの導入を検討していた。

クラウドならではの低価格と、充実の通知機能が決め手

導入の要件

必要な項目を洗い出し調査した結果、機能に満足でき、かつコストが抑えられるMyQuickクラウドの導入が決定。

───「イニシャルコストとして、買い取り型のソフトウェアなら数百万円になってきます。当社も過去にパッケージソフトを検討しましたが、想定される初期コストに対して十分な効果が得られる保証がないとの判断から当時は見送りました。それがMyQuickクラウドでは一桁低く、その後は月額制なのが大きな魅力でした。経営者も含めてハードルが下がったことは間違いないですね」（星野さん）。

ほかのクラウドサービスに比べて、通知の設定が細かくできることも重要なポイントだった。MyQuickでは「期限の何日前に、宛先を指定して通知を送る」といった活用が可能。契約書の期限アラートを効率的に実現したいコーア商事ＨＤにとって最適だ。

契約書を探す手間やリスクという大きな課題を解消できるとともに、重要な書類を保管するのに信頼できるサーバー管理体制や企業存続性も評価の後押しとなり、約2カ月で本格運用がスタートした。

契約書にかける時間を大幅削減、リスク回避も

導入後の効果

導入時の契約書をデータ化する作業が完了してからは、以前は数時間かけて探していた（紙の）契約書を、検索を行う5秒程度で確認できるように。情報の入力にかかっていた時間は、エクセル使用時の半分ほどに短縮された。期限が近い契約は自動で通知されるため、契約書の確認作業全体が大幅に効率化されている。

医薬品を扱う企業ならではの活用シーンもある。英語の契約書やカタカナの社名など、担当者によって大文字小文字がばらつくような、表記ゆれが発生しやすい文書が多い。

───「元データが手入力のエクセルですので、全部大文字だったり頭文字だけだったり、表記ゆれがあります。検索条件で前方一致や『大文字と小文字を区別しない』などが選べて、表記上の不便を解消してくれるのが良い」（星野さん）。

また、システム管理の負担が少ないのも特徴だ。導入後の半年間、使い方がわからないという問い合わせはほぼゼロで、想定を大きく下回っている。

───「マニュアルは一日かからずに作成できました。インターフェースも見やすく、ユーザーからしても利用方法がわからない、というのはほぼないと思います」（藤野さん）。

クラウドサービスであることで社内のサーバー運用が不要になったり、紙の契約書原本を確認する回数が激減したことで紛失のリスク回避につながったりと、環境面でのメリットもあるそうだ。

期限管理が必要な他の文書にも利用を拡大

契約書管理の課題を解消しつつあるコーア商事ＨＤでは、医薬品の許認可の書類への応用を検討している。期限通知や検索の機能はもちろん、改定を重ねていくような文書をまとめて閲覧するような使い方を考えているという。

───「まず契約書の課題があったので先行して導入しました。許認可の書類にも応用できたらと思いもありましたが、何より現場からこう使いたい、この機能を応用したいと声が出てきています」（星野さん）。

「期限管理では一番使いやすく」さらに「総合的に見ても利用価値がある」というMyQuickの、コーア商事ＨＤでの活用はますます広がりそうだ。効率化を実現し、日々医薬品の品質を追究する同社の活躍が期待される。