急成長中のセールスプロモーション業！
迅速な業務効率化で苦労から解放

契約書探しに半日～1日費やしていた

導入の背景

マーキュリーではかつて、契約書はキャビネットで保管、管理は全てExcelを活用していた。まず、Excelに企業名や契約書内容を記入。それを基に管理台帳を作成、採番してファイリングをする方法だ。会社の成長と共に件数が増え、確認に時間がかかるようになっていた。

───「営業部門から契約書をくださいといった問い合わせを午前中にもらったら、早くても夕方に回答。問い合わせがあるときは大体、緊急の用件である傾向にありますので、欲しい契約書をすぐに発見できないのが問題でした。夕方にもらった場合、残業で対応する必要もありました。」（浅田さん）。

大量の契約書管理を全て手作業で行うと、契約書の返却や管理台帳との整合性のチェックが漏れる懸念がある。間接部門の社員の負担を減らすためにも、アナログな作業を削減できるシステムを導入する必要があった。

法律上「紙の契約書」が必要になることも多く、完全なペーパーレス化は当面ないと見込んでいる。理想は、紙の原本を保管しつつ、内容を登録してすぐに検索できる契約書管理システムだった。

「1回で使える」操作性が決め手に

導入の要件

浅田さんらは、「システムに明るくない人も使いやすいことが第一優先」と口をそろえる。法務など畑違いの担当社員にとっても扱いやすいことが重要だ。さらに、営業部門には、複雑な画面では敬遠されてしまう心配もあった。

───「ディレクトリの見せ方が、MyQuickは自動的に契約書の親子関連をツリー表示にしてくれるので、検索しやすいですね」（浅田さん）。

クラウド版契約書管理システムを比較するうえで、もうひとつ重要視していたのは「期限通知機能」があるかだ。契約書は全てが自動更新ではなく、個別契約書は契約期間が半年や1年となっており、契約更新漏れを防ぐ役割を期待していた。

比較検討したのはインフォコムを含む3社。実際にデモンストレーションを行い、浅田さん自身もトライアルユースを体験。担当者が実際に触れて「操作面」「運用面」を確認し、最終的には、現場の意見が導入判断の決め手となった。検討開始から、GOサインが出るまで2カ月足らずというスピード選定だ。

───「導入要件をどれも満たしているうえに、価格が安かったのでMyQuickに決めました。他のサービスはMyQuickの倍以上するものもありました」（浅田さん）。

最初に必要だった契約書の管理項目を社内で検討した程度で、導入はスムーズに進んだ。初めて扱う社員も、一度説明を受ければ問題なく操作できているという。

探す時間を5分に短縮、残業削減を実現

導入後の効果

MyQuickを導入してからは、目的の契約書を探し、内容を確認する時間が5分に短縮された。システム操作にかかる時間が1～2分、内容を確認するのに３～４分程度。営業側から求められた契約書をキャビネットから引っ張り出し、データ化して送る作業もなくなり、効率的な契約書管理が可能になった。

総務部ではMyQuickにより大幅な業務改善ができたため、実際、残業が減り、今まで着手できなかった業務に携われるようになったなどの効果がある。「間接部門としてあるべき姿」に近づいている実感があるそうだ。

───「個別契約書と会社名を入力すれば契約書がヒットするので、本当に探す手間がなくなりました。一度に50枚の契約書を求められることもありますので、そうなると1日がかりでした。それが5分程度で対応できるようになったことは 、総務部門だけではなく営業部門にとっても良かったと思います」（春原さん）。

───「営業部門としても大量の契約書が一覧化されているものがすぐに確認できるのは、大変便利だと思います。いくつもある契約書をHTML形式で一括ダウンロードした後、目次が自動的に作成される機能は助かっています。パスワードもシステムで付与することができるので、すぐに営業部門に渡すことができるのもありがたいです。」（田島さん）。

①検索結果情報の一括ダウンロード画面

②ZIPファイルでまとめてダウンロードされる

③簡易HTMLでリスト表示され、ZIPファイルのまま利用者に送ることができる

もちろんアカウントは営業部門にも付与しており、担当者は直接アクセスできる。しかし、従来の総務部門に問合せがくるケースも少なくないため、総務部が探して、データを提供する時間が大幅に減ったことによる業務への影響は大きい。

すぐに契約内容をチェックできることで、営業の後追いがしやすくなり、事業拡大に良い影響を与えている。部署の再編成に伴い再度アナウンスしたため、営業部門の利用率が上がり、さらなる業務時間短縮を期待している。

今後の活用方法

今後は、契約書以外にも議事録や請求書、証票、申請書類などさまざまな文書を管理していきたいという。文書管理システムをベースとした契約書管理システムであるため、幅広い用途に展開できるのもMyQuickの魅力。50GB追加で月額4,000円と、比較的安価。マーキュリーは、容量追加を行ってより多くの文書を管理していく方針だ。

社員数・クライント数の増加に伴い、文書の数も増えているマーキュリー。MyQuickで業務をより効率化し、営業部門や採用部門との連携を強化してさらなる発展を目指す構えだ。