グループ会社の契約書もストレスなく管理。働き方改革を促進

契約書が年に200～300件増加。探す手間が課題に

導入の背景

KAIグループでは、製品販売の契約書や秘密保持契約書、リベート契約書、ライセンス契約書、共同開発に関する覚書など約3,700件の契約書をすべて法務担当者がExcelに入力、ファイルサーバーでデータを保存していた。ところが、ここ数年は1年間に約200～300件ずつ増えていくため、サーバーのフォルダ管理では到底対応しきれない状態になっていた。

───「2016年に法務部門の責任者に就任したのですが、Excelでの契約書管理には限界を感じていました。1年くらいは耐えましたが、さすがに堪忍袋の尾が切れました」（小野寺さん）。

Excelは契約書管理を目的にしているソフトではない上、誤ってデータを削除する危険性もあるため、管理方法を改善する必要があった。

さらに小野寺さんは、KAIグループ全体で契約書を一元管理する仕組みがないことも問題視していた。グループ各社が独自に管理する仕組みだったため、どのような契約を結んでいるのか互いに分からない状態だったのだ。

販売を担当する貝印の他に、KAIグループ関連企業には製造を担当するカイインダストリーズ株式会社（以下、カイインダストリーズ）がある。かつては各々の会社が契約書を管理する方法でも問題なかったが、昨今は業務の拡大やグループ企業間の連携により、貝印とカイインダストリーズを含めた三者間契約も増加し、貝印がカイインダストリーズの案件を把握する必要性が出てきた。そのため、貝印の法務担当者もカイインダストリーズの契約書を管理することが求められていた。

───「カイインダストリーズの社員が『原契約を確認したい』と問い合わせてくることは度々ありました。しかしカイインダストリーズの契約書は私の手元になかったので、逆戻りする形で私がカイインダストリーズの法務担当者（経理と兼務）に確認し、問い合わせてきた社員に報告していたんです。非常に非効率であると感じました。」（小野寺さん）。

KAIグループ全体の契約書を一元管理し、目的の文書をすぐに探せる状態にするため、総務管理部部長の井林さんとともに文書管理システムの導入を検討し始めた。

最終的な決め手はコストパフォーマンスの高さ

導入の要件

絶対に外せない要件があった。貝印はキャラクターデザイン入りの商品などを製造・販売しているため、ライセンス契約書を交わしている。ライセンス契約書は、有効期限が残り少なくなっていないか、都度確認しなければならない。契約書管理の担当者は2人で少人数体制。期限に注意しながら契約書を管理するには、期限管理・通知機能が必要不可欠だった。

───「ライセンス契約書や秘密保持契約書など更新が必要な書類の期限管理は、営業担当者に依存していました。担当者が変わるときの引き継ぎ方も人によって差があったので、契約書の更新作業を問題なく行えていた、とは断言できない状況でしたね」（井林さん）。

もう一つの要件として、原契約と覚書の紐付けがあった。関連文書をツリー表示できる機能を必要としていた。

───「特定の契約書を探してほしいと依頼があっても、その契約書の他に関連する契約書があるのかどうか、探す必要がありました。従来の管理では抜け漏れがあるのではないかと常に不安でした。MyQuickでは簡易検索で企業名を入れるとその企業の契約書が素早く表示されるため抜けモレがなくなりました」（小野寺さん）。

当然ながら費用面も重要な選定基準だった。

───「計3社の文書管理システムを比較しましたが、操作性に関していえば他社製品も要件を満たしていました。その中でMyQuickはコストパフォーマンスが圧倒的に優れていましたね。まずは試してみたいという考えもありましたから、できるだけ初期投資は抑えたかったんです」（井林さん）。

さらに、画面の見やすさ、検索のしやすさも重視したポイントだという。社員がシステムを使いやすければ、利用や登録の個人差がなくなり書類業務の属人化防止にもつながる。そうしたメリットも感じたため、デモンストレーションを行なった後、MyQuickの導入を決定した。資料請求からわずか1か月のスピード選定であった。

目的の契約書を素早く検索、ストレス軽減にも寄与

導入後の効果

MyQuickの導入によって、貝印とカイインダストリーズの契約書の一元管理が可能になった。もし導入していなければマネージャークラスの法務担当者を1名採用する必要があったそうだが、現在は従来の人員で契約書を管理する目途が立ちつつある。人件費に換算すると約500万円程度の効果があったとのこと。さらに業務の効率化は担当者のストレス軽減にも大いに貢献し、働き方改革につながっているという。

───「ストレスを感じずに目的の契約書を検索できるので、利用している社員からも好評ですね。導入前は契約書を探す非生産的な作業があったのですが、今はMyQuickを見るだけで迅速に解決しますから」（小野寺さん）。

例えば、「プライベートブランドを納入している企業十数社との契約状況がどうなっているか」という営業部からの問い合わせに対しては、その日のうちの回答が可能になった。MyQuickには契約書をリスト化して一括ダウンロードできる機能があるため、営業部に渡す資料も手間なく簡単に作成できているという。監査の対応時もスムーズに書類を提出できるようになるなど、副次効果も生んでいる。

───「2カ月以内に期限が切れる契約書はアラートを通知する設定にしているので、通知がきたら私から各事業部門に問い合わせて、更新の有無を確認できるようになりました。期限切れ前に積極的に働きかけられるのは大きいメリットですね。それまでの対症療法的な対応から、予防的な対応に変わりました。精神的にも安心です」（小野寺さん）。

リスク回避にも大きな効果が出始めているとのこと。導入時に対応した契約書の登録作業に時間はかかったものの、契約書を一元管理し、求めに応じて迅速に書類を探せるようになり、より一層法務業務に集中できるようになったそうだ。

今後の活用方法

現在、MyQuickで契約書を閲覧できるのは限定された部門のチーフマネージャーなどの管理職。機密情報に配慮しアクセス制限機能は引き続き利用する予定だが、今後はMyQuickを操作できる人を増やし、さらなる業務効率化を目指すという。

───「いずれは、契約書の他に社内規定や労使協定もMyQuickで管理していきたいと考えています。毎年更新が必要な書類については、ライセンス契約で利用している期限管理・通知機能を活用したいですね」（小野寺さん）。

取引先だけでなく、社員と交わす文書管理へのMyQuickの活用を検討している貝印。より広範な業務を効率化し、担当者のストレス軽減をさせ、働き方改革を促進していく。