【会社・個人】業務改善とは｜提案の例文や成功事例について解説

業務改善とは

業務改善とは、業務を推進するリソースとなる「人」「物」「コスト」「情報」を見直し、現在よりも効率よく収益を得られるようにすることです。業務改善イコール経費削減と捉えがちですが、本当に業務の効率を上げるためにはむしろ一時的に予算を投入し、新たな人材や資材を増やすことが求められる場合もあります。要するに、大切なのは「人」「物」「コスト」「情報」のバランスであり、部分的に何かを削ったり追加したりするだけで改善が実現するというわけではありません。
「社員の残業は減ったけれど、検品の時間が足りず品質が低下した」「コストカットのため利用できる情報リソースが減り、プレゼンで競合他社に負けてしまう」というようでは、業務改善というよりむしろ“業務改悪”となってしまいます。
何に力を入れ、どこの無駄を減らすのか、会社全体のリソースバランスを見極めることが業務改善を成功させる秘訣なのです。

業務改善のポイント3つ

業務改善を実行する際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。

• 現状を可視化して把握する
• タスクの期限と担当者を明確にする
• 不要な業務をやめて自動化する

現状を可視化して把握する

まずは、現在部署内でどのような改善したい業務があるのかを可視化し、その結果をメンバー全員で共有することが重要です。すべての業務をピックアップし、担当している人的リソースの量を明らかにすることで、部署内の業務バランスがはっきりします。アンバランスな箇所があれば、業務を分散するなり増員をするなどして改善していきましょう。

タスクの期限と担当者を明確にする

部署内の業務をそれぞれ割り振ったら、タスクの期限と担当者を明確にし、これもメンバー内で共有します。設定した期限内に終わらなかった場合や、逆に早く終わり過ぎてしまった場合は、担当者のスキルの読み違いか期限設定のいずれかに問題があるということです。早急に原因を究明し、適材適所に人員を配置するようにしてください。

不要な業務をやめて自動化する

業務の洗い出しによって、本来は不要な業務を惰性で続けていたことに気づくことができる場合があります。効率等を考え、ITツールやシステムで代替できる業務は、自動化に切り替えていきましょう。近年では、繰り返しの多い単純作業をロボットに代行させるRPA（Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション）という技術が普及し、劇的な業務改善効果を上げています。単純なコピー＆ペーストや画像貼り付け作業、書類の連番振り等は、ロボットで十分にこなせますし、何よりもミスがなく正確です。このような作業が多い部署ほど、RPAの導入効果は高くなります。

個人でできる業務改善の具体例

これまでは企業における業務改善方法を見てきましたが、社員個人が個人的に実行することで組織全体の業務改善につなげることも可能です。例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 業務をリスト化し優先順位をつける
• よくある作業はテンプレートで時短

業務をリスト化し優先順位をつける

社員個人が、今自分が抱えている業務をリスト化し、優先順位をつけることでタスク管理ができるようになります。作業の終了期日や締め切りだけにとらわれず、「時間をかけてじっくり行うべき業務」や「移動中などの空き時間で済ませられる業務」といったように、シチュエーションも考慮して優先順位を付与するのが重要です。業務に緩急をつけることで社員個人だけでなく組織全体の作業効率がアップし、業務改善につなげることができます。

よくある作業はテンプレートで時短

似たような作業を繰り返す必要がある場合は、あらかじめテンプレートを作っておくと作業時間を短縮できます。同じ内容のメールやFAXを繰り返し送付する、同じ相手先に定期的に出す郵送物がある、同じクライアントに毎月請求書を送るなど、次も同じ作業があると分かっている場合は積極的にテンプレートを作成して利用すると業務改善が可能です。

業務改善提案の例文

業務改善提案とは、同じ部署内やプロジェクトチームで働くメンバー間で発信し合うものであり、上司から一方的に命令されるものではありません。同じ仕事をする“現場”にいるからこそ気づく提案を積極的に行うことで、より、実務レベルでの業務改善が可能になります。
業務改善提案を行うのは、いつでもどこでも可能です。日々仕事をする上で「この作業、無駄だな」「こうしたら効率がいいのに」とふと感じた瞬間こそが、提案のタイミングとなります。提案するのは、何もスケールの大きなものだけとは限りません。些細な提案でも、積み重なればそれなりの改善となります。下記の例を参考にして、気づいたことはどんどん発信するという企業文化を作ることが全体的な業務改善につながります。

【業務改善提案事例】

• 個々で行っていたシュレッダー処理を、一人の担当者がまとめて行うようにする。担当者は日替わりで決める
• ランチタイムのエレベーターの混雑・行列を避けるため、部署ごとに昼休みをずらして取る
• 場所を取るビジネス誌や新聞の購読をやめ、Web版に切り替える

業務改善の成功事例

次に、実際に企業で実行されて、成功した業務改善の具体例を2例ご紹介します。自社のケースに当てはめて考え、参考にできる点はぜひ取り入れてみてください。

チャットツールで社内コミュニケーションを活性化「イオンドットコム株式会社」

【改善前の問題点】

大手スーパーマーケット・イオングループのデジタル事業全般を担う、イオンドットコム株式会社。大企業を支える屋台骨として業務が多岐にわたり、社員同士の“顔が見えない”という問題が発生。コミュニケーションの方法に改善が必要となった。

【改善方法・改善による成果】

チャットツール「tocaro（トカロ）」を社内エンジニアが開発し、アイコンには全社員の顔写真を用いた。毎日のメッセージのやり取りで写真を確認できることで、社員の顔と名前、部署名などが一致するようになり、コミュニケーションが円滑になった。

【成功したコツやポイント】

社内チャットツール等はセキュリティ面が脆弱というデメリットがあるが、お客様のクレジットカード情報など、秘匿性の高い情報を扱うことに長けている同社ならではの技術を生かし、安全なツールを作ることが可能になった。全社員が安心して利用でき、「開発したけれど使われずじまい」にならずに済んだ。

文書管理システム導入で、契約書管理の手間が大幅に改善！「貝印株式会社」

【改善前の問題点】

創業110 年を越える老舗企業・貝印株式会社は、調理や美容などさまざまな用途の刃物関連製品をグローバルに展開している。契約書は法務担当者が1件1件Excelに手入力し、ファイルサーバー内に格納していたが、年間の契約件数が200～300件ペースで増え続けるようになり、従来の契約書管理では難しくなっていった。

【改善方法・改善による成果】

PC上で電子書類を保管できる、インフォコム社の書類管理システム「MyQuick」を全社で導入。膨大な契約書をオンラインで一括管理することができ、簡易検索機能を使って企業名を入れるだけで契約書の検索が完了するため、契約書を手作業で探すためのムダな時間を大幅に削減できた。抜け漏れもなくなり、契約上の安全性も向上した。

【成功したコツやポイント】

合計3社の文書管理システムを比較検討した結果、「MyQuick」が最もコストパフォーマンスが高いことが判明。画面の見やすさや検索のしやすさ等、操作性の良さも決め手となった。事前にしっかり下調べすることで、スムーズなシステム導入に成功した。

文書管理の業務改善を行うならMyQuick

業務改善には、仕事の負担感を減らし、社員のモチベーションも引き上げてくれるという相乗効果が期待できます。企業内で業務改善を成功させるには、日常の業務の中で不便に感じる点を意識して制度化し、共有していくことが大切です。文書管理システム「MyQuick」は文書の確認期限を自動でアラートできますので、規定管理やライセンス管理にぴったりです。ぜひ本記事を参考にして、文書管理の業務改善を行う際はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。