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企業間の取引を行う場合は契約書を締結することが一般的です。総務／法務部のように締結された契約書を管理する方もいれば、営業職のように契約締結を行う担当者の方もいると思います。当たり前のように扱っている契約書ですが、会社にとって契約書を管理するとはどういうことで、どれくらい必要なことでしょうか。今回は契約書管理の目的について紹介していきます。
みなさんは物品売買契約書、業務委託契約書、雇用契約書、不動産売買契約書、建物使用貸借契約書、顧問契約書等の様々な契約書を作成し、締結しているかと思います。名称は様々ですが、どの契約書にも＜しなくてはいけないこと（してはいけないこと）：義務＞や＜してもいいこと：権利＞が記載されています。
つまり契約書は売買や雇用、技術提供などに関する義務と権利の取り決めについて約束したことを証明する書類となります。この取り決めをきちんと遵守し、ときには正当な権利を主張するために契約書は厳重に管理すべき重要文書となるわけです。
契約書は厳重に管理すべき重要文書と紹介しました。この重要な書類である契約書を管理する際に大きく2つの観点で目的を分けることができます。1つめはリスク回避、2つめは効率化です。
厳重に管理すべき理由として先ず挙がるのがリスク回避のためです。契約書にはお互いに取り決めた条件が詳細に記載されています。万が一、相手方がこの条件に反することをした場合、契約書の記載内容にしたがって損害賠償を請求したり、直ちに契約を解除したりといった措置を取ることで、自社を守る必要があります。
逆に契約書には当然自社が守らなければいけない条件も記載されています。いつでも確認できるようにしておき、損害賠償が請求されないようにしたり、契約を解除されないようにしなければいけません。
もちろんこの契約は担当者だけが確認できれば良いというものではありません。例えば売買契約書であれば当然、納入物品や納入期限が記載されていたりします。そのため関係者間で共有して、契約条件に反しないように業務を行う必要があります。
しかし、契約書が多くの人の目に触れ、いつでも確認できるようになると誰かが勝手に持ち出して紛失したり、情報漏洩が起きてしまう可能性も出てきます。
もちろん最近はパソコン上で電子ファイルのみを閲覧することもできますので原本を見せないということもできますが、電子ファイルは大量の持ち出しも簡単にできてしまいます。
契約書を共有することで回避できるリスクもあれば、共有することで発生するリスクもあるため、管理のバランスを取る必要があります。
もうひとつの目的に業務効率アップという理由が挙げられます。契約締結は日常業務であたりまえのように発生します。過去の契約を参照して契約書を作成するのはみなさんにも経験があるのではないでしょうか。
しかし、
など、管理体系が整っていないことや、そもそも暗黙のルールで運用されていることもしばしば見受けられます。
このような場合、
というようなことが発生し、見つけるのに時間がかかってしまいます。
このようなことが起きないようにきちんと管理して、業務を効率化したいですね。
しかしルールが明確であっても、紙でしか保存されていない場合は地方の支社や営業所からは閲覧できなかったり、物理的な障害により業務が滞ってしまうケースも考えられます。業務効率をアップさせるためにはきちんとした管理体制が必要となります。
もちろん社内の環境を見直さず、人的な運用だけで管理体制を強化すると逆に業務効率が下がってしまいますので、注意が必要です。管理体制を強化しつつ、効率を落とさないようにする方法を次にご説明します。
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続いて、契約書管理の方法についてご説明します。契約書の管理の方法で現在主流となっているのはやはりエクセルなどで契約書の台帳を作成して管理する方法です。
台帳を作ることでいつ、だれと、どのような契約を交わしたかがすぐにわかるようになります。原本の保管場所や電子化した契約書の格納場所も一緒に管理することで倉庫やキャビネットで保管している契約書をピンポイントで見つけることができ、紙の契約書を触らせずに内容を確認できるため、紛失のリスクも抑えることができます。
一方、台帳を作らずに電子化した契約書をフォルダで分けて管理する場合もあります。多くの場合、フォルダ名／ファイル名に会社名や契約名、締結日などを入力して体系化しますが、これでは契約書を探す際に利用できる情報が限られてしまいます。情報が不十分なため目的の契約書を探せないこともあり、業務効率アップが不十分になってしまうこともあります。
中途半端に管理してしまうと結果的に管理工数が無駄になってしまうため、きちんと台帳を作成して管理することをお勧めしています。
さらに体制を強化するのであれば管理システムを用いた台帳管理をお勧めします。契約書管理システムはここまでご説明してきた課題を解決するための機能が用意されています。効率化のために遠方地の営業所と情報を共有しつつ、リスク回避のために不正利用を防止する操作履歴を取得できるなど、エクセルの台帳では対処しきれない課題も対応できます。
MyQuickは契約書の台帳管理と契約書の電子ファイルを一元的に管理することができます。Excelなどの台帳情報と、電子化した契約書を別々に保管すると、フォルダの移動により電子ファイルが見つけられなくなってしまう可能性があります。また、電子ファイルはあるのに台帳に情報がないという人的ミスを誘発したりします。またリスク回避、業務効率化のノウハウが詰まった機能も充実しています。
確実な契約書管理が実現でき、業務効率アップのための共有も簡単にできるMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。
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