文書管理システム・契約書管理システムなら
インフォコムのMyQuick
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電子契約の普及や電子帳簿保存法の改訂による国税関係書類の保管ルール変更に伴い、契約書や契約そのものの管理についての強化やシステム導入を検討されている方も多いかと思います。
たくさんのサービスから自社に合う料金体系のサービスを探そうとお考えのかたもいらっしゃるかと思います。そこで、クラウドサービス型の契約管理システムの価格や価格体系についてまとめました。
目次
クラウドサービス型の契約管理システムの価格体系には下記の様な様々なタイプがあります。
さらに、上記の課金体系が複合的になっているサービスなどがあります。そして上記の基本の価格体系とは別にオプションなどが用意されており、オプションの利用により価格が変動する場合があります。
このように、基本となる価格体系だけでは全体の価格コストを算出するのは難しい場合があります。そこで、次項でいくつかのサービスを一覧形式でご紹介いたします。
各サービスの価格を中心に一覧化しました。
| サービス名 | 提供会社名 | 同時アクセス数 | 参考： 基本導入費用(税込) |
参考： 月額料金(税込) |
参考： 代表的なオプションと価格(税込) |
|---|---|---|---|---|---|
| MyQuick クラウド |
インフォコム株式会社 | 同時アクセス数 | 330,000円 | 44,000円～/月 | 使用ディスク量追加 50GB毎に4,400円/月 利用データベース追加1DB毎に5,500円/月 |
| 契約書管理サービスクラウド版 (リコー ドキュメントライフサイクルサービス) |
リコージャパン株式会社 | 同時アクセス数 | 242,000円 | 55,000円～/月 | 使用ディスク量追加 50GB毎に4,400円/月 利用データベース追加1DB毎に5,500円/月 |
| ホームズクラウド | 株式会社Holmes | 固定費用 | 200,000円 | Standard：100,000円～/月 Professional：200,000円〜/月 ※使用量に応じて追加料金発生 |
掲載なし |
| BtoBプラットフォーム 契約書 | 株式会社インフォマート | 固定費用 | 0円 | 33,000円～／月 ※詳しい料金体系はダウンロード資料にて確認 |
ワークフロー機能 330円/ユーザー/月 |
| リーテックスデジタル契約 | リーテックス株式会社 | 固定費用 | 0円 | スタンダード：11,000円／月 スタンダードPlus：33,000円/月 プレミア：110,000円/月 |
掲載なし |
| Ofigo契約書管理 Fácil | 株式会社CIJ | 固定費用 | 220,000円/月 | 33,000円～/月 | 掲載なし |
| 鈴与のらくらく契約書管理 | 鈴与株式会社 | 固定費用、ID数による課金 | 0円 | システム利用料 55,000円/月 ID追加料 5,500円/ID/月 |
原本保管料 11円/件/月 オンデマンド電子化 110円/ページ |
| NotePM | 株式会社プロジェクト・モード | ユーザー数、ディスク利用料による課金 | 0円 | 月額料金例： ①3ユーザー、5GB：1,000円/月 ②8ユーザー、10GB：3,600円/月 ③15ユーザー、15GB：5,700円/月 ④100ユーザー、100GB：30,000円/月 ⑤300ユーザー、300GB：75,000円/月 |
ストレージ容量追加オプション 10GB毎に1,500円/月 |
| WAN-Sign | 株式会社ワンビシアーカイブズ | 下記どちらかを選択 ①保存文書数による課金 ②使用ディスク量による課金 |
0円 | ① 5,000件毎に11,000円/月 ②200GBまで33,000円/月（以降100GB毎に11,000円 |
書類電子化代行サービス 82,500円～/箱 |
| クラウドサイン | 弁護士ドットコム | 固定費用 | 0円 | 22,000円～/月 | 保存文書数1,000件毎に11,000円/月 電子契約送信1件毎に220円/月 |
| GMOサイン | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 | 固定費用 | 0円 | 9,680円 | 電子契約送信-契約印タイプ 110円/件 電子契約送信-実印タイプ 330円/件 |
※2021年6月10日時点のインターネット上の情報を元に作成しております。
※価格は参考価格となりますので、詳細は各社にお問い合わせください。
操作権限管理や多彩な通知機能(期限通知、データ監視通知)を備えた文書管理システムでAPIによる社内システムとの連携も可能です。ワークフロー機能、AzureAD連携、IPアドレスの制限など他サービスでは有償の機能が基本機能として備えており、契約書だけではなく様々な文書管理の基盤となるシステムです。クラウドサインと連携することで高度な契約管理機能を利用しながら、電子契約も利用することができます。また、契約書だけではなく様々な文書の管理に利用範囲を拡大することができる利用拡張性が高いサービスのため、国税関係書類の保管先の器としての利用することもできます。また、グループ会社で利用する場合、同一環境を安価に利用することができます。
URL:https://www.ricoh.co.jp/service/cms
クラウドサービスは「MyQuickクラウド」をベースとし、ユーザー追加や設定変更のメンテナンス支援メニューなども提供可能なリコージャパン独自のサービスとなっています。
クラウド以外にも書類の電子化役務や文書専用の倉庫での原本保管などにも対応し、システム提供にとどまらず文書管理にかかわる様々なサービスが充実しています。文書の管理業務をアウトソーシングしたい方におすすめです。
また、5データベースが標準利用可能なため、契約書だけではなく完成図書、品質管理文書など様々な文書の管理にも追加費用なしで活用いただけます。
クラウド提供を必須とせず、電子化役務や倉庫保管のみでもご利用いただけます。
URL:https://www.holmescloud.com/
ワンプラットフォームで契約書作成〜契約管理まで管理できるサービスです。
システム上で契約書の作成、契約書レビュー、電子契約による契約などを行えます。また、スキャニングサービスもあり、紙の契約書の電子化なども対応しています。Standard、Professional、Enterpriseなどのプランがあり、上位プランではSAMLシングルサインオン（SSO）、IP制限等の非機能要件への要望に対応することもできます。
URL:https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp
電子契約を行いながら、PDFの契約書管理を行うことができます。期限アラート機能や契約書同士の関連付け機能等を有しています。ワークフローはオプション機能として有しており、ユーザ数による課金となります。契約書だけではなく、請求書や見積書管理のサービスも提供しており、営業に関する書類を一元的に管理するプラットフォームであると言えます。
電子契約を行いながら、PDFの契約書管理を行うことができます。スタンダード、スタンダードPlus、プレミアムなどワークフロー機能やIP制限制限の有無によりプランが分かれています。二要素認証によるセキュリティ強化や電子債権記録機関（国の指定機関）であるTranzax電子債権株式会社への利用者登録を実施し、金融機関と同レベルの厳重な本人確認など特徴的な証拠能力の強化を行うことができます。
URL:https://keiyakushokanri.jp/cloud/
関連契約が一目で把握できる便利な“紐付け管理”機能を搭載した契約管理システムです。自動メール通知で更新期限を通知したり、アクセス制御による情報統制なども行うことができます。
オプションや従量課金に関する価格は掲載されていませんので、別途問い合わせが必要となります。
URL:https://www.document.suzuyo.co.jp/keiyakusho/rakukei/
紙の書類の保管と契約管理システムを同時に行うことができるサービスです。預けた契約書はオンデマンド電子化により、電子化を依頼することができます。紙の保管を外部にアウトソーシングしながら、契約書管理を強化することができます。
ウィキペディアのように、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積し、編集・検索・閲覧することで、社内の知りたいことが簡単に確認できるツールです。アクセス権限の管理やフォルダとタグでの文書整理など社内のさまざまな文書の管理をサポートするシステムです。
URL:https://www.wanbishi.co.jp/econtract/
GMOサインをベースとした電子契約サービスと契約管理システムが合わさったサービスです。電子契約を行いながら契約書管理環境を強化することができます。IPアドレス制限やログ取得機能などの情報セキュリティを強化する機能を備えています。
国内シェアNo.1(電子署名法2条1項に定める電子署名を用いる電子契約サービスにおいて、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数 （株）東京商工リサーチ調べ 2020年3月末時点)の電子契約サービスに他社電子契約PDFや紙からPDFにした契約書を保管する機能を付与することで契約管理システムとして利用することができるようになります。クラウドサインSCANなどのオプションにより電子化をアウトソーシングすることも可能です。スタンダード、スタンダードプラス、ビジネスなど、利用できる機能が違うプランから自社に合ったプランを選択することができます。
当事者型・電子証明書による認証が行える電子契約サービスです。他社電子契約PDFや紙からPDFにした契約書を保管する機能も有しています。ただし、保管容量等に関する情報についてはwebサイトに詳細は掲載されておりませんので、問い合わせの上確認が必要です。
クラウド型サービスを選定する上で金額コストは当然ながら重視すべき選定ポイントです。しかし、価格だけを重視してしまうと本来の導入目的を達成できない場合があります。価格の安いサービスは企業努力により提供されている場合もありますが、機能が少ない場合やサポート体制が充足されていない場合もあります。トライアル利用などを通じて、きちんと確認することをお勧めいたします。
また、企業活動において専用システムやサービスを導入することで、便利に利用できますが、一方で利用用途の拡大ができず、別のシステムやサービスを導入する必要が発生し、逆に金額コストが高くなってしまうという可能性もあります。今後のシステム利用用途の拡張なども見据えて専門性と汎用性のバランスを取りながら選定してく必要があります。
上記のとおり、システム導入の際には金額コストだけではなく、機能やサポート体制、セキュリティや専門性、汎用性などのバランスを考えながら検討する必要があります。
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金額コストだけではなく、その他にどのような点を評価しながら検討をすべきかをご紹介いたします。
| 1. 継続性 | サービスが終了してしまうリスクがないか、運営会社の規模や導入実績数などを確認しましょう。 |
|---|---|
| 2. セキュリティ | クラウドサービスであるため、常に外部からの攻撃対象となります。セキュリティ対策が十分なサービスを選定しましょう。 |
| 3. バックアップ | データの消失のリスクが低いサービスを選定しましょう。クラウドサービスなどではデータ消失について保証されないケースがほとんどです。そのため、自衛の手段として、次項の連携機能なども確認し、自社システム内でのバックアップ取得がシームレスに行えるかなども確認しましょう。 |
| 4. 連携 | 自社で利用しているシステムと連携できるか、将来自社のシステムと連携が必要になった場合に連携しやすいか、などを確認しましょう。自社のシステムや外部サービスと自動連携することで、データの二重化ができるため、より安全に利用することができると言えます。 特に最近では電子契約サービスの利用も進んでいますので、電子契約を導入する可能性がある場合は、電子契約サービスとの連携可否を確認しましょう。 |
| 5. 機能 | 契約管理を行う上で自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。その際に単純な機能の有無だけではなく、その機能がどれだけ使いやすいかということや、その機能がどれだけ柔軟に設定できるかなども確認しましょう。また、契約管理以外にも利用できる機能を有している場合、今後のシステム導入にかかるコスト(金額や工数)を下げられる可能性があります。 |
| 6. サポート | 導入後のサポートについて確認しましょう。 |
| 7. バージョンアップ | 定期的に機能追加を行っているサービスかどうかを確認しましょう。バージョンアップの頻度が低いサービスは継続性なども危ぶまれます。 |
また、機能だけではなく、人的リソースが足りていない企業については作業をアウトソーシングできるかというような観点で評価する場合もあります。
契約管理システムの価格イメージや価格以外の評価ポイントなど、ご理解いただけたでしょうか。インフォコムのMyQuickは同時アクセス数による料金体系のため、ユーザ数が増えても利用頻度が大きく変わらなければ何人でも一定の料金で利用いただけます。
また、文書管理システムにおいて25年以上の実績があり、契約管理以外にも様々な文書やデータを管理することができる機能があります。そのため、国税関係書類の保管、マニュアルの管理、役員会議事録の管理、会社規定の管理など利用用途を拡張することができますので、「契約管理の強化を行いたい、でも今後の利用用途の拡大も見据えたい」という方はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。
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