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契約書を電子化して管理し、印刷コストや総務の負担を減らしてくれる契約書管理システム。システム選びに失敗して導入時や運用時に苦労しないためには、契約書管理システムのチェックポイントを知っておくことが大切です。 ここでは、契約書管理システム比較の際に役立つ、選び方のポイントを5つご紹介します。
目次
契約書管理システムは製品ごとに機能の数やサポートの充実度などが異なるため、よく比較せずに選ぶとのちのち後悔するかもしれません。
このように、検討が十分でないと業務上の課題を解決するだけの機能を備えていなかったり、逆に機能が多すぎたり、メンテナンスやトラブル対応の負担が生じたりする場合があります。契約書管理システム選びで失敗しないために、選定時のチェックポイントを確認しておきましょう。
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契約書管理システム選びにおけるチェックポイントは、機能、セキュリティ、導入形態、サポート、価格の5つです。それぞれどんな点に気をつければよいのか、さらに詳しく説明します。
まずは契約書管理システムの主な機能を知っておきましょう。また、契約書管理のための基本機能はどの製品も備わっているため、機能の有無の比較では不十分です。機能の中身について差がつくポイントも解説します。
契約書は多くの社員で共有することがあります。そのため、様々なITリテラシーの方でも操作できる仕組みにしておかなければ、教育や操作問合せのために思わぬ工数がかかる場合があります。
ここで差がつく！
システムを利用する際には、操作ボタンやたくさんの情報があふれています。そのため画面がシンプルで何処に何があるのかわかりやすい設計思想でありつつも、きちんと機能を利用できる操作性を有しているかで差がつきます。
営業担当者が日々の業務に追われて得意先との契約更新を失念してしまうケースがよくあります。契約書の更新や満了日の通知を自動で行う機能があれば、契約更新を忘れてしまうことで発生する損失を防ぐことができるでしょう。
ここで差がつく！
日付だけの通知ではなくて、以下のことができるかで差がつきます。
契約種別や契約期限などの項目情報（属性、タグ、プロパティと呼ばれています）のメンテナンスは非常に重要です。一方で管理対象の契約書の数は膨大にありますので、管理部署名が変わって変更したいという場合など、システムの画面から個別に項目情報を手入力をするのでは作業工数がかかりすぎます。
そこで管理項目をエクセルに出力して編集し、編集結果をシステムに反映させてメンテナンスができるシステムがよいでしょう。
ここで差がつく！
台帳を一括で取り込みできる機能を有している製品はいくつかあります。ただし、その簡易性で差がつきますので操作性をよく確認する必要があります。
主要機能以外にも補助機能の有無により、管理者や利用者の作業負担が大きく変わってきます。各製品の便利機能をよく確認して、将来的に利用できそうかどうかを判断するのがよいでしょう。
ここで差がつく！
機能も大切ですが、契約書管理では情報漏えいを防ぐことが重要です。セキュリティに関しては、以下の点をチェックするとよいでしょう。
契約書の閲覧権限を設定できる機能です。部署単位、個人単位など、設定が可能な範囲は製品によって異なります。制限できる操作も製品によって異なります。権限設定の範囲、操作制限の種類の２つを細かく指定できる製品であれば、長期的に利用できます。最低限、目的のレベルに合わせた機能を持った製品を選び、拡張性が必要な場合は柔軟な設定が可能な製品を選びましょう。
契約書にアクセスした時間、社員名、変更箇所などの情報を履歴として残せる機能です。機密情報の不正な持ち出しを防ぎ、セキュリティ意識の強化にもつながります。不正を抑止したい場合は操作履歴が利用者に公開できる製品を選びましょう。
システム内に登録されたPDF書類をダウンロードしたり、印刷したりできないようにする機能です。契約書管理ではここまで必要となることは稀ですが、社内のポリシー上必要となる場合は、強固なセキュリティ機能を有する製品を選びましょう。
導入形態は、主にクラウド型・オンプレミス型の2種類に分けられます。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適するのはどちらか見極めることが重要です。
インターネット回線を介して、サービスとして利用する形態です。オンプレミス型と比較するとサーバやソフトウェアの購入が不要なため「安価に素早く導入できる」「サーバメンテナンスが不要」などのメリットがあります。一方、「カスタマイズしにくい」、「ディスクが大きくなると高価になる」「一部のオプションが利用できない」などのデメリットがあります。
サーバやネットワーク機器を購入し、自社内で運用するシステムです。クラウド型と比較して、「自社運用のためカスタマイズしやすい」「セキュリティ面のリスクが少ない」などのメリットがあります。一方「システム構築に費用・時間がかかる」「機器のメンテナンスができる人員の確保が必要」「自社で障害対応しなければいけない場合がある」などのデメリットがあります。
運用していくにあたって、導入時と導入後のサポートが充実しているかどうかもチェックしておきましょう。
初期設定やインストール作業を自社で行うのか、専門のシステム担当者からアドバイスやサポートをもらえるか、マニュアルがあるかなどを確認しましょう。
土日・深夜も対応可能か、トラブル発生時には原因調査から解決方法のアドバイスまで行ってくれるか、直接専門の担当者が出向いてくれるか、万が一データ紛失をした際に復旧費用がかかるかなどを確認しましょう。
会社の体制変化に伴う将来的な機能追加や変更が可能か、カスタマイズ部分のサポートが可能かなどを確認しましょう。
会社の倒産や、事業撤退などによりサポートが受けられなくなるケースがあります。導入実績やバージョンアップの頻度により長期の事業継続が見込まれる業者かどうかを確認しましょう。
価格もチェックしておきたいポイントの1つです。特に以下の3点に着目してチェックするとよいでしょう。
基本的なライセンス費のほかに、導入費、設定作業費、保守費などを含めてトータルでいくらかかるかを計算しておきましょう。
ユーザーの人数に応じて価格が変動するタイプ、ユーザー数無制限で利用できるタイプなどがあります。大人数での導入を見込んでいる場合は後者を選ぶなど、会社の規模感に合わせて選ぶとよいかもしれません。
画面操作のしやすさや、検索のしやすさなどは実際に使ってみなければわからないことがあります。導入後に後悔しないために、無料お試し期間がある場合は利用して、実際の使用感を確かめておきましょう。
システム選びで失敗しないよう、まず自社の課題を明らかにした上で、必要な機能や細かな選定要件の洗い出しを行いましょう。部署・担当者ごとに閲覧権限を設定したい場合は権限設定を細かくできる製品を選ぶ、ITスキルの高い社員が少ない場合は画面の操作性を重視して検討するなど、自社の状況や業務内容に合わせて選ぶとよいでしょう。
MyQuickは、上記の機能を全て網羅しています（一部オプション機能）。ワンクリックで必要な書類を素早く検索でき、期限アラートやアクセス権限を細かく設定できるほか、操作画面もシンプルで誰でも使いやすいことが特徴のMyQuick。クラウド版ならユーザー数無制限で人数を気にせず使えて、ライセンス体系がお得なこともポイントです。契約書管理システムを選ぶ際はMyQuickを検討してみてはいかがでしょうか。
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